Begin nu met efficiënter vergaderen

Home / Begin nu met efficiënter vergaderen

Krijg jij spontaan een slecht humeur wanneer je te horen krijgt dat er een meeting gepland zal worden? In sommige gevallen kunnen meetings chaotisch en onproductief verlopen waardoor je vanzelf minder gemotiveerd zal zijn om actief deel te nemen.

Geen zorgen, met deze tips zal jij in de toekomst effectiever vergaderen en bijgevolg ook productiever werken binnen je team of zelfs bedrijf.

Frame21 - meetingroom

Voor de vergadering

Is de vergadering nodig?

Een belangrijke vraag die je jezelf best stelt voor je de vergadering plant: is de vergadering écht nodig? Wees kritisch en hou geen onnodige vergaderingen, hiermee verlies je kostbare werktijd.

Agenda en voorbereiding

Zorg ervoor dat je op voorhand goed nadenkt over het doel van de meeting en de verschillende onderwerpen die besproken moeten worden. Stel een agenda op en voer de nodige voorbereidingen uit zodat je tijdens de meeting zo weinig mogelijk tijd verliest.

Deel de agenda vervolgens ook met de personen die aanwezig zullen zijn tijdens de meeting zodat ook zij zich tijdig kunnen voorbereiden.

Over aanwezigen gesproken… Denk kritisch na over wie je zal uitnodigen voor de vergadering. De selectie van aanwezigen zal een grote invloed hebben op de effectiviteit van je bijeenkomst. Zorg ervoor dat enkel personen aanwezig zijn die een belangrijke bijdrage zullen hebben aan de vergadering, en hier ook zelf belang aan hebben.

Frame21- offices

Tijdens de vergadering

Respecteer timing

De key voor efficiënt vergaderen? Timing respecteren! Begin en eindig de meeting op de afgesproken tijdstippen. Bovendien is het aangeraden om korte meetings van maximaal 30 minuten te organiseren, zo kan iedereen het hoofd er goed bijhouden van begin tot einde.

Neem notities

Een bekende tip voor het bijwonen van vergaderingen: neem notities! Door actief te noteren zal je merken dat je vanzelf harder betrokken zal zijn bij de vergadering zonder afgeleid te worden. Daarnaast is het heel handig om notities te nemen om achteraf nog te kunnen raadplegen of delen met anderen.

Vermijd multitasken

Bovendien is het tijdens een meeting ook belangrijk om niet te multitasken, focus op een ding tegelijk. Je kan ervoor kiezen om enkel een notitieboekje mee te nemen naar de meeting en je laptop achterwege te laten, weer minder risico op afleiding.

Wil je ervoor zorgen dat je meeting daadwerkelijk iets oplevert? Overloop dan op het einde van de meeting wat er besproken werd en welke stappen er vervolgens genomen moeten worden. Zonder actieplan gebeurt het wel vaker dat er niks in huis komt van wat er werd beslist.

Frame21 - meetingroom

Na de vergadering

Follow-up

Opvolging na een vergadering is een absolute must! Het is belangrijk om na te gaan of de vooropgestelde taken of afspraken werkelijk zijn uitgevoerd.

Je kan na de eerste vergadering ook regelmatig nieuwe vergaderingen inplannen om zo het proces continu op te volgen en bij te sturen indien nodig.

Vergaderruimtes bij Frame21

Op zoek naar stijlvol ingerichte vergaderruimtes met aanvullende diensten en benodigdheden? Dan ben je bij Frame21 aan het juiste adres. Neem contact met ons op, dan bespreken we samen jouw behoeften om zo de beste oplossing te vinden.