Let op! Dit zijn de grootste uitdagingen tijdens een meeting
Let op! Dit zijn de grootste uitdagingen tijdens een meeting
Een vergadering verloopt niet altijd vlekkeloos. Verschillende obstakels kunnen een moeizaam verloop van jouw meeting veroorzaken. Maar met de juiste aanpak kan je van een inefficiënte meeting een efficiënte en productieve vergadering maken. In deze blog vind je alle vergader-ellende op een rijtje en ook telkens een to do die beschrijft hoe je de uitdagingen best aanpakt.
- Onduidelijk doel van de meeting
Elke vergadering heeft een doel nodig. Je wil bijvoorbeeld een stand van zaken bespreken, een verandering aankondigen of een beslissing nemen. Het doel moet duidelijk zijn voor alle betrokkenen bij de vergadering zodat enerzijds iedereen weet wat het belang van de meeting is en anderzijds dat je efficiënt kan toewerken naar het doel.
To do! Maak duidelijk waarom de vergadering georganiseerd wordt.
2. Geen duidelijke agenda
De vergaderagenda is de basis van jouw meeting. Het is belangrijk dat voorafgaand aan de vergadering duidelijk is wat er op de planning staat, zodat alle betrokkenen zich kunnen voorbereiden op de onderwerpen die aan bod zullen komen. Zonder een duidelijke agenda bestaat het risico dat de vergadering chaotisch en inefficiënt verloopt.
To do! Stel agendapunten op en communiceer die vooraf naar de betrokkenen.
Bij Frame21 kan je heel eenvoudig een vergaderzaal boeken, waardoor de organisatie van jouw meeting nog efficiënter verloopt. Neem hier contact met ons op.
3. Afleiding en verdwenen focus
Tijdens het vergaderen kunnen smartphones of e-mails afleidend zijn. Maak daarom goede afspraken, zoals het wegleggen of uitzetten van smartphones. Een duidelijke agenda, zoals hierboven al werd vermeld, is ook belangrijk om de focus te behouden tijdens een vergadering. Het zorgt ervoor dat er niet te veel wordt afgeweken van wat er effectief moet worden besproken. Als je merkt dat de concentratie verdwenen is, kan je een korte pauze nemen.
Wist je trouwens dat vergaderen op een externe locatie de productiviteit kan verhogen? Lees onze blog die je 6 goede redenen geeft om op verplaatsing te vergaderen.
To do! Maak duidelijke afspraken rond bijvoorbeeld smartphonegebruik zodat iedereen zich kan concentreren.
4. Passieve houding tijdens het vergaderen
Een volgende uitdaging is de mogelijke passieve houding van deelnemers aan de vergadering. Stimuleer de betrokkenheid van iedereen door het gesprek goed te leiden. Zorg ervoor dat alle aanwezigen de kans krijgen om het woord te nemen en dat de gesprekstijd goed verdeeld is. Je kunt de betrokkenheid ook verhogen door vragen te stellen, bijvoorbeeld over hun mening of door door te vragen bij argumentatie.
To do! Zorg voor een goede gespreksleiding waarbij iedereen aan het woord komt en zich betrokken voelt bij de vergadering.
5. Negativiteit
Vermijd zinloze discussies. Geef iedereen de kans om opbouwende argumenten te geven zodat er op een efficiënte manier naar een oplossing of beslissing kan worden toegewerkt. Actieve betrokkenheid stimuleren en duidelijkheid geven over de agenda en de timing draagt ook bij aan een positieve houding van de leden van de vergadering. Gelukkig creëren de inspirerende zalen van Frame21 ook een creatieve en productieve sfeer.
To do! Probeer steeds opbouwende argumentatie toe te passen.
6. Onvoldoende tijdsbeheer
Om inefficiëntie en frustraties te vermijden, is het belangrijk om goed te waken over de tijd tijdens de vergadering. Dat houdt in dat je discussies zal moeten sturen en ervoor moet zorgen dat er niet wordt afgeweken van de te bespreken onderwerpen.
To do! Hou je aan de afgesproken tijd door de timing goed te beheren tijdens de vergadering.
Frame21 ontzorgt jou van alle organisatorische zaken voor, tijdens en na de meeting zodat jij geen kostbare tijd verliest! Lees hier meer over wat Frame21 voor jou kan betekenen.
7. Geen duidelijke notities of verslag
Een verslag is erg belangrijk. Na de vergadering moet duidelijk zijn wat er besproken is en welke beslissing er genomen is. Het verslag kan later geraadpleegd worden bij twijfel of door iemand die niet aanwezig kon zijn maar wel op de hoogte moet blijven.
To do! Hou tijdens de vergadering duidelijke notities bij en schrijf nadien een overzichtelijk verslag.
Nu je weet waarop je moet letten wanneer je een vergadering organiseert, kan je jouw meetings een upgrade geven! Binnenkort al een meeting op de planning? Bekijk het aanbod vergaderruimtes bij Frame21 en verhoog je productiviteit!
