Een succesvol evenement organiseren in 6 stappen

Een succesvol evenement organiseren in 6 stappen

Wil je binnenkort een workshop, receptie of ander bedrijfsevenement organiseren en weet je niet waar je moet beginnen? Geen paniek, wij delen 6 handige tips om van je evenement een succes te maken!

1. Een professionele locatie 

Bij het kiezen van een locatie moet je met verschillende zaken rekening houden. Ten eerste is de capaciteit een belangrijke factor. Hierbij bepaal je hoeveel gasten je zult ontvangen en hoe je ze wilt ontvangen. Zoek je bijvoorbeeld een receptieruimte met staantafels? Een tweede belangrijke factor tijdens de zoektocht naar een locatie is de bereikbaarheid. Zorg ervoor dat jouw locatie goed bereikbaar én vindbaar is voor al jouw gasten. De beschikbaarheid van genoeg parkeergelegenheid is daarbij ook belangrijk.

• Maak een lijst van jouw vereisten: Maak een lijst van de specifieke vereisten voor
  jouw evenement, zoals capaciteit, opstelling, faciliteiten, bereikbaarheid en
  parkeergelegenheid. Dit zal je helpen bij het selecteren van de juiste locaties om te
  onderzoeken.
• Doe online onderzoek: Gebruik websites en platforms die locaties voor evenementen
  aanbieden om een breed scala aan opties te verkennen. Filter de resultaten op basis
  van jouw vereisten en bekijk de foto's, beschrijvingen en recensies van potentiële
  locaties.
• Bezoek de locaties: Maak een shortlist van de locaties die aan jouw criteria voldoen
  en plan een bezoek. Dit geeft je de mogelijkheid om de ruimtes in persoon te
  bekijken, de faciliteiten te evalueren en vragen te stellen aan het personeel van de
  locatie. Sommige websites voorzien ook virtuele tours, dan hoef je geen tijd vrij te
  maken voor een plaatselijk bezoek.

2. Stel een gedetailleerd uurschema op

Tijdens jouw bedrijfsevenement is het van groot belang dat er een duidelijke planning is voor zowel jouw gasten als de organisatie. Stel daarom een gedetailleerd uurschema op en voeg de geplande activiteiten toe. Het strikt naleven van deze planning is een teken van professionaliteit en zal bijdragen aan het succes van jouw evenement.

3. Verwen je gasten met verzorgde catering

Een aantrekkelijk aanbod van smakelijke hapjes en drankjes of zelfs een heel buffet maakt jouw evenement onvergetelijk voor jouw gasten. Als je evenement gedurende de hele dag plaatsvindt, voorzie dan een lichte lunch, zoals een salade of belegde broodjes zodat het energiepeil van de aanwezigen optimaal blijft. Vergeet ook niet om rekening te houden met mensen die een dieet volgen of allergieën hebben, dit kan je op voorhand navragen, zo geef je jouw genodigden het gevoel naar ze te luisteren. Wij voorzien hapjes en maaltijden naar jouw wensen en rekening houdend met het dieet en de allergieën van jouw genodigden.

4. Zorg voor technische ondersteuning

Voor een goed verloop van jouw evenementenprogramma is toegang tot verschillende technische faciliteiten vaak essentieel. Bijvoorbeeld, als je een presentatie geeft, moet er materiaal beschikbaar zijn om te projecteren. Het is aan te raden om vóór het evenement de installatie te testen, zodat alles klaar staat voor het publiek. Daarnaast is een stabiele internetverbinding onmisbaar tijdens een bedrijfsevenement. En deel aan het begin van het evenement het wifi wachtwoord met jouw gasten, zo zijn ze sneller geneigd een post te maken op sociale media over jouw evenement.

5. Faciliteer netwerkmogelijkheden

Bij een bedrijfsevenement is het altijd een meerwaarde als je de kans krijgt om de andere genodigden te leren kennen. Door jouw gasten met elkaar in contact te brengen, kunnen ze interessante contacten leggen, elkaar inspireren en ideeën uitwisselen. Geef je genodigden daarom de tijd en ruimte om dit te doen tijdens een pauze, lunch of na het evenement. Is hier geen tijd voor? Dit kan je ook oplossen door de groep op te splitsen tijdens interactieve opdrachten in groepjes van mensen die elkaar niet kennen.

• Creëer een comfortabele omgeving: Zorg voor een ruimte waarin mensen zich op
  hun gemak voelen en gemakkelijk kunnen praten. Zorg voor voldoende zitplaatsen,
  staantafels en ruimte om te bewegen. Vermijd harde achtergrondgeluiden die
  gesprekken kunnen verstoren.
• Organiseer gerichte groepsactiviteiten: Plan activiteiten die mensen in kleinere
  groepen bij elkaar brengen. Dit kan bijvoorbeeld een discussiegroep, een workshop
  of een interactieve opdracht zijn. Door mensen in een meer gestructureerde
  omgeving te plaatsen, worden ze aangemoedigd om met elkaar te praten en ideeën
  uit te wisselen.
• Verbind mensen met gemeenschappelijke interesses: Identificeer
  gemeenschappelijke interesses, achtergronden, sectoren of ervaringen van de
  deelnemers en breng mensen met elkaar in contact op basis van deze
  overeenkomsten. Dit vergemakkelijkt het gesprek en maakt het gemakkelijker voor
  mensen om een connectie te vinden.

6. Profiteer van onze zomerkorting!

Ben je klaar om jouw volgende evenement tot een onvergetelijk succes te maken? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe onze professionele locaties en uitgebreide diensten jou kunnen helpen bij het organiseren van een perfect evenement – nu met korting! Tijdens de zomermaanden geniet je van een korting van 21% op meetings en events in al onze Business & Event centers. Lees alle voorwaarden hier.

Heb je vragen over de organisatie van een evenement of wil je graag meer informatie over onze beschikbare locaties? Contacteer ons nu!